タレントマネジメントを推進していく際に、切っても切り離せない重要なものの一つが、データベースです。
データベースとは、色々な情報を集め、使いやすいように整理したデータの集まりのこと。このデータベースが、どうタレントマネジメントと関係してくるのか。タレントマネジメントに活用できるデータベースのポイントとは何なのか。

今回は、タレントマネジメントとデータベースについてのあれこれをご紹介いたします。

タレントマネジメントとは切っても切り離せないデータベース

冒頭でもお伝えしましたが、タレントマネジメントとデータベースは切っても切り離せません。なぜなら、タレントマネジメントの肝は従業員情報の見える化だからです。

これまで、「タレントマネジメント導入に押さえておきたい3つのステップ」などでお伝えしてきましたが、タレントマネジメントに取り組む際、従業員情報を収集し、見える化していくというステップがあります。

つまり、従業員情報という情報を集め、タレントマネジメントに使いやすいように整理したデータの集まり、すなわちデータベースが必要となるのです。使いやすいように整理する、というのは、平たく言うと、検索しやすい、蓄積しやすい、というイメージです。

例えば、目の前にたくさんの職務経歴書の紙が、無造作に積み上げられているとします。
職務経歴書の山から、Aさんの職務経歴書を探したり、営業経験者をピックアップしたりするのは、とても大変な作業になります。

データベースとは、ただ無造作に積み上げた情報の山ではなく、探し出しやすいように部署ごとにファイリングしたり、新しく入社してきた人の情報をどこにファイリングするかわかりやすいように左側から古い順に並べて引き出しにしまったりと、検索・蓄積しやすいように整理して、管理されている情報の集まりを指すのです。

タレントマネジメントは、見える化された従業員情報をもとに、戦略的に人事施策を考えていくので、沢山の情報を引き出したり、蓄積したりします。そのため、きちんと従業員情報を検索・蓄積しやすいように整理しておかなければなりません。

タレントマネジメントとデータベースは、切っても切り離せない関係にあるのです。

タレントマネジメントと人材データベース

従業員情報を集めたデータベースのことを、一般的には人材データベースと言います。従業員に紐づく組織内のすべての情報を1か所にデータとして集め、管理できるものです。人材データベースがあることにより、できることが広がります。

例えば、様々な人事業務で、ITツールが使用できること。
従業員の情報が紙の場合、給与計算はとても煩雑な作業になりますが、人材データベースがあると、システムの上で自動的に計算することも可能になります。タレントマネジメントでも、人材データベースがあれば、タレントマネジメントシステムで人材配置のシミュレーションが行えたり、組織や部門の課題を洗い出したりすることができます。

タレントマネジメントシステムでどんなことができるかは、「タレントマネジメントシステムができること」や「タレントマネジメントシステムを徹底比較！注目の5つを比較検討しました！！」の記事でもご紹介しているので、詳しくはこちらをご覧ください。

人材データベースで気を付けておきたいことは、従業員に紐づく組織内のすべての情報を1か所に集めることです。人事業務では色々なシステムを使うことが多いですが、それぞれのシステムにそれぞれ従業員情報を入力するのは非常に手間で、更新作業も膨大になります。

給与計算システムやタレントマネジメントシステム等、それぞれのシステムにそれぞれの情報が散らばってしまわないように、1か所に集めて管理しましょう。

多くのシステムが、データの連携機能がありますので、1か所に集めて管理している人材データベースさえ更新してしまえば、すべてのシステムに情報が反映されて、データの管理・更新も楽になると思います。

タレントマネジメントに活用できるデータベースのポイント

では、最後にタレントマネジメントの観点から、どんな人材データベースが活用しやすいか、ポイントをお伝えします。

①情報更新の操作が楽であること
タレントマネジメントで取り扱う従業員情報は多岐にわたります。また、人事情報なので、変更や更新、追加などが多く発生します。そのため、できるだけ情報更新の操作は楽にしておく方がよいです。

タレントマネジメントの失敗例でありがちなのが、情報の更新が大変で継続できないこと。
出来る限り継続しやすいように、情報の更新が楽になるような選択を意識してみてください。

②情報更新のルールが明確であること
タレントマネジメントで取り扱う従業員情報は、なにも人事が管理している情報だけではありません。各部門で管理している、従業員の目標管理の情報や、各従業員の案件（業務）経験情報なども、タレントマネジメントでは重要な情報になります。

そのため、誰が、どの情報を、いつ、どうやって更新するか、ルールを明確にしておく必要があります。
情報更新の抜け漏れをなくすべく、情報更新のルールを明確にすることを意識してみてください。

③情報更新の有意義さをきちんと伝えること
②で出てきたように、タレントマネジメントは人事だけでは成し得ません。現場の従業員一人ひとりの協力が必要不可欠です。

現場で業務に追われている従業員たちに、情報更新の協力を仰ぐには、きちんと情報更新の有意義さをアピールし、やる意義を感じてもらわなければいけません。業務に追われている従業員一人ひとりに、情報更新の有意義さを感じてもらえなければ、情報更新の優先度はどんどん下がり、果ては更新されなくなります。

情報更新することで、自分たちの仕事や環境がどれだけ良くなるのか感じていただけることが重要になるので、情報更新の有意義さを伝えることも、ぜひ意識してみてください。

まとめ

いかがでしょうか？

今回はタレントマネジメントとデータベースについてご紹介してまいりました。タレントマネジメントとは切っても切り離せないデータベース。

人材データベースは情報を一か所に集めることに気を付けつつ、タレントマネジメントに活用する際は情報更新の操作、ルール、意義について意識してほしいことが伝われば幸いです。

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